La efectividad con que se llega del punto A al punto B, marca la diferencia. Al analizar los procesos internos en una empresa, se confirma que fueron establecidos antes de tener muchas de las herramientas con las que la tecnología ha avanzado.
Lo anterior refiere al análisis de un proceso o herramienta que facilita las actividades de los colaboradores, su rendimiento y por ende la administración para sus superiores. Por ejemplo, ¿cuánto tiempo pierde un empleado recordando una contraseña o recuperando su correo?, por qué no utilizar Bitium, Lastpass o alguna otra herramienta que permite optimizar ese proceso, ahorrar tiempo y obtener mejores resultados. Incluso el tiempo que pierde un empleado utilizando un USB o enviando un correo que tarda demasiado en cargar, en lugar de utilizar box.com, google drive o Dropbox.
En la actualidad existen herramientas que han ayudado en otras áreas de una organización, como el caso del contador que espera hasta el último día de pago para obtener su reporte de viáticos, cuando existe la aplicación expensify, expenditure, o cualquier otra herramienta que facilite este proceso.
Algunos tips para buscar herramientas:
— La herramienta debe ser simple y fácil de utilizar
— Hacer un plan y un plan piloto con personas clave, una de ellas es la persona que siempre quiere hacer cosas nuevas y su contraparte, el análogo que no quiere adoptar la tecnología, esto nos ayudara a obtener ambos análisis
— Existen sitios web que se encargan de comparar herramientas tales como: Forbes, Top Ten Reviews y CRM Software Review
– Especificar todo en papel y crear o adjuntarle videos de ayuda ya que esto facilita la adopción, puedes crear los videos gratis con ayuda de una aplicación como JING, y colocarlos en la web a través de www.screencast.com
— Utilizar de una forma centralizada todos los procesos de la empresa, recomendamos establecer un sistema interno en google docs que pueda ser compartido o con herramientas como atlassian o demand donde se puede crear un wiki interno de procesos
Utilizando estas herramientas se facilita el proceso laboral de todos los colaboradores de la empresa y asegurará obtener una mejor adopción de cualquier herramienta, sistema o cambio cultural que desee aplicar.
Es de suma importancia la constante actualización de los procesos dentro de una organización, no solo para la optimización de recursos, sino también como factor crítico de éxito a considerar para lograr alcanzar, mantener y superar las expectativas de nuestros clientes, socios y proveedores.